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企业物资采购内部审计
来  源: 审计局     发表时间:2017-09-15     字体显示:【】【】【
 
   物资采购是企业生产活动得以持续的关键环节之一,同时也是最容易出漏洞的环节,如果不严格加以控制管理,降低库存,势必会给企业带来浪费;如果采购环节的审计管理薄弱,则会出现材料物资价格不实和材料物资质量低劣等现象。因此,企业对采购过程和采购物资要进行严格的审计。

  一、物资采购内部审计概论

  亚洲AV内部审计是组织内部的一种独立客观的监督和评价活动,它通过审查和评价经营活动及内部控制的适当性、合法性和有效性来促进组织目标的实现。物资采购的内部审计是企业内部控制重点之一。

    (一)物资采购审计目标

    在物资采购流程中,要保证现金支付后获得相应的物品或服务。预付款之前,要与服务供应商签订购买合同,明确物资和服务的供应时间以及不能按时供应的赔偿条款,从而保证应付账款的真实性。内部控制应当防止交易发生之后,应付账款被少记或漏列,从而避免因此而虚增企业的财务实力。同时也要保证应付账款与应收账款的一致,防止应付账款借记时,实际债务并未偿还,而是有人挪用企业资金。会计记录应当真实的揭示企业所享受的折扣与折让,从而保证采购费用的合理支出等情况。

    (二)物资采购审计原则

    要根据生产计划制定全年的物资采购费用计划,实行费用总额限制,规定各类物资的费用上限,规定采购费用支出的申报和审批程序。对费用审批权限实行分级管理,逐级授权,并且建立专人复核制度。

    (三)物资采购审计监督流程设计主要内容有:

    (1)职务分离制度。整个采购过程应当进行职务或职权分离,其中包括物资需求计划应当由非采购部门提出,由采购部门执行;付款人员不得寻供应商或索价;采购人不得办理物资的验收工作;物资的采购、存储和使用人员不得从事相关的账务记录工作;付款人不得兼职付款审核;应付账款的记录人不得兼职付款业务;数额巨大的采购业务不能由个人专断审批等。

    (2)请购计划制度。请购计划要由生产部门根据生产计划提出;仓储公司材料员接到请购计划后将生产所需的材料数量、规格与库存数量及定额进行核对,如果确实超过,签署同意购买的计划数量,并经主管复核签字后报采购部门审批;采购人员认为是合理采购时,签字同意后报负责采购资金预算控制主管人员审批,如果符合各项费用预算及全年总费用要求准许采购。控制的关键点是请购计划、库存定额和采购费用预算。

    (3)订货控制制度。订货制度要解决的主要问题是如何合理经济地确定采购价格、数量和质量、采购时间以及供应商,因此,该控制的主要规定设计为:所购物资数量和时间与生产计划要求一致,质量标准由质检部门确定,审计部门负责检查;所购物资价格由市场部门核准,由审计部门确认;购货单要注明所购物资的规格、单价、数量、总金额、质量指标、折扣折让以及付款条件等情况。按照有关采购文件规定实行重点物资定点采购、招标采购,对供应商实行定期评价制度,及时淘汰不合格的供应商。

    (4)购入货物质检验收制度。验货由独立于请购、采购以及财会部、质检部门承担,根据各类物资的质量标准进行质检、填写质检单并由质检员签字,同时赋予质检部门可以否决质量不合格物资的入库权力;质检后由仓储公司根据质检结果和请购计划单查验后方可办理物资入库手续、填写入库单并由经办人员和复核人员签字。

    (5)退货和折让控制制度。质检和仓储部门在接到收货报竹后,如果经检验确认所购物资的数量和质量不符合购货单要求,应及时通知采购部门和供应商,并负责要求供应商补足数量或等待处理;退货时要填写退货记录,由采购部门负责与供应商联系退货,若已经办理入库的要办理退库手续并由审计部门负责审查监督;建立折让制度,当企业在得到对方授权人的承诺批准后,确认由采购部门负责应享受的折让金额,并填写借项凭证及时通会计部门调整应付账款。

    (6)付款及应付账款控制制度。防止未核准的款项被支付,保证收货之后再付款,在资金不紧张时应做到及时付款,以维持企业的信誉度;会计人员要定期核查应付账款的明细账,付款的会计记录要完整全面,特别是折扣的记录要明确。控制要点包含:应付账款的总账和明细账,折扣交易的入账记录;与供应商的对账单核对。

    二、物资采购内部审计实施要点

    (一)内部控制的初步评价与关键控制点主要包括:

    (1)内部控制的了解与初步评价。通过对公司的基本情况的调查了解,内部审计人员首先需要了解企业的经营情况是否良好;是否属于合法、正当的经营企业,进一步了解其关于采购付款环节的内部控制程序,考察公司在该方面的内部控制制度,程序设计是否齐全、合理,整个循环是否由清购、订购、审核、验收与保管、编制应付凭证、会计处理、付款等环节构成。请购单审核是否符合公司采购计划,是否经相关主管人员签字审批等程序后,采购部门根据合同规定的请购单编制连续编号的订购单并报审核部门审批,订购单经审核批av在线准后,向供应商发出订货要求,(若数额较大)签订正式合同,所购货物运到公司后经过验收部门负责验收之后方可入库,记账,付款等环节都有相应的凭证和处理手续。内部审计人员认为公司采购付款循环的内部控制较小,可以进行进一步的调查和测试。

    (2)内部控制关键的控制点。从整个循环来看,关键的控制点有:采购计划市批、签合同、验收货物、付款结算的审签、记账和对账、稽核等。针对关键控制点设计内部控制调查表,对内部控制设置情况进行调查,其它调查表的设计也同样针对内部控制设置情况而设计。

    (二)内部控制的符合性测试

    符合性测试可采用观察法、检查凭证、实验重做法等方法,主要程序包括:

    (1)请购和采购环节的符合性测试。通过测试检查公司请购单内容是否完整,是否有授权人员的签字,数额计算是否正确并有审核、审批手续;订购单上的金额计算是否准确,是否有公司稽核部门的复核标记,订购单上是否有相关采购人员和主管人员签字,合同与请购单、订货单是否相符合,查明细账与总账:等财务记录是否相符。比如,发现没有制定公司的年度采购计划,订购数量控制不够严格,则可认为公司的订购和采购环节对订购数量的控制薄弱。

    (2)检查验收保管环节的符合性测试。审查测试物资验收单是否符合内部控制的要求,金额计算正确,验收单连续编号,并有主管人员签字和审核标记,需要技术鉴定的有技术人员签字,验收单交送给购货和财务部门是否及时;货物在入库时均按要求填写入库单,入库单与验收单一致,针对某一时间物资入库情况核对没有发现问题;保管与验收职责是相分离的由不同人承担,货物管理程序严格,从而可以有效减少不经授权所导致的采购与盗用的风险问题。

    (3)编制应付凭证和账务处理环节的符合性测试。公司编制的凭单与其所附支付凭证内容要求一致,票面金额计算要求正确,付款凭证的连续编号均有授权人员签字;应付账款明细账记录清晰,每一笔记录对应的记账凭证都应附有经批准的原始凭证,而且原始凭证的内容与记账凭证的记录相一致,每月的明细账与总账核对相符合,应付账明细与供应商对账单定期对账,与应付账款对应的资产账目没有发现异常,则说明该环节的内部控制制度执行良好。

    (4)付款环节的符合性测试。审查测试公司对支票签发的内部控制情况,检查支票存根编号是否连续,金额、日期、供应商等名称与现金日记账、银行存款日记账以及应付账款明细账核对相符,数量价格计算正确;所检查的每张发票是否都与相应的原始凭证相符,对有折扣条件的发票和财务处理记录详细,享受的折扣采用冲减财务费用的方式处理并符合要求,作废的票据均盖有作废印章。

    (三)审计结论与风险评估

    通过以上的审查与测试,可以认为采购付款循环所涉及的有关交易与账户的相关内部控制是否健全、有效,如果能够达到公司对该循环业务的控制目的,财务处理符合程序且基本正确无误,能保证财务报表按正确的会计期间反映企业财务状况;企业关于该业务循环的内部控制风险水平较低,则可以对内部控制给予较高的信赖。

    三、加强企业物资采购内部审计的建议

    物资采购是对企业物资采购活动的一种独立客观的监督和评价活动,它通过审查和评价经营活动及内部控制的适应性、合法性和有效性来促进企业目标的实现。物资采购是最容易出现问题而又不被重视的环节,同时又是内部审计中最薄弱的盲区和难点。在日常实际工作中,重视和强化物资采购的内部审计是十分必要的。

    (一)加强内部审计的职责和地位

    一个有效健全的内部控制体系,可以保证企业各项经济活动的真实性、合法性和有效性,所以,要使内部审计部门真正成为企业内部有效的监督、管理、咨询部门,促使企业国企建立一个有效健全的内部控制体系,尤其是确立内部审计在公司治理中的法律地位,国家应为内部审计创造良好的建设、发展环境,树立内部审计的权威地位,真正让内部审计成为企业自身发展、加强经营管理的内在需要,充分发挥审计在物资采购中的作用。

    (二)完善内部控制

    由于受托责任的产生,才有了委托者及其他第三方对受托者的审计监督。审计监督是确保受托责任有效履行的手段之一,是一种落实受托责任的控制机制。加强和完善对企业物资采购活动的监督控制,一是可以保证企业资产的保值、增值;二是可以促使受托者千方百计完成受托责任,其中包括建立内部控制,重视内部审计工作。例如,通过加强和完善企业,领导人经济责任审计,评价企业内部控制制度是否建立、健全,企业经营目标是否实现,企业财务会计及其他信息是否真实可靠,法律法规、财经法纪是否切实得以履行。

    (三)优化企业内部审计的工作环境

    企业内部审计工作环境,可以分为外部环境和内部环境。企业内部审计的外部环境是指企业内部审计所处的特定时间和外部空间的总和。外部环境是所有企业内部审计所面临的特定的社会条件和物质条件,是任何单一的企业都无能为力改变的环境因素。企业内部审计的内部环境,是指企业内部审计所处的特定的时间和内部空间的总和。相对于企业内部审计的外部环境来说,它属于微观环境。

    (1)设置独立内部审计机构进行物资采购审计。无论是执行何种审计,最关键的在于具有独立性,能按规定的职权办事,不受干涉,才能保证审计工作的公正和客观。相对于其他类型的审计,物资采购内部审计工作实施的好坏上依靠管理当局的重视程度和所赋予的权力大小。因此保持单位内部审计的独立性,首先要求内部审计机构在单位的组织上有较高的地位。在物资采购审计中,内部审计是企业健全自我监控自我约束机制、保障所有者权益的手段,是管理体制的组成部分,其组织地位应是超然独立于企业的其他管理部门。

    (2)提高物资采购审计队伍的素质。提高物资采购中审计人员队伍素质,是实现审计工作质量和效率的突破的关键。随着审计领域的不断拓展,内部审计必须提高审计队伍的素质,突出多学科、高智能的特点。由于在企业内部,管理人员和审计人员执行同一政策,实现同一目标,审计人员可以渗透到企业管理的各个环节,工作领域的广阔、无界,就必然要求内部审计向多学科、高智能的方向发展。在物资采购中,涉及合同、数学计算、管理等各种学科的知识,审计人员若不了解这些知识,势必会陷入审计困境。

 

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